Lomakkeelle

Johdanto

Dynasty D360 dokumentin- ja asianhallintajärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

PL 228 (Tulliportinkatu 31)

70101 KUOPIO

Puh. 017 18 2111
Sähköposti kirjaamo@kuopio.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kaupunginsihteeri Heikki Vienola

PL 228 (Tulliportinkatu 31)

70101 KUOPIO

heikki.vienola@kuopio.fi

Rekisterin nimi

Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojärjestelmän tarkoituksena on organisaation asioiden ja asiakirjojen käsittely, päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa, tietopalvelu sekä sähköinen säilyttäminen.

Rekisterin tietosisältö

• <b>Tilattavat asiakirjat</b>
• Tarkemmat tiedot tilattavasta asiakirjasta: toimielimen päätöspäivämäärä ja pykälä, asianumero, aika - vuosiluku tai aikarajaus - ja muut tiedot asiakirjasta (max 500 merkkiä).
• Y-tunnus (yritysasiakas)
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Puhelin
• S-posti
• <b>Toimitustapa</b>
• Etunimi

Vireillä olevat ja päätetyt asiat ja niihin liittyvät asiakirjat ja päätökset sekä vireille panijoiden ym. asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen sekä luottamushenkilöiden yhteystiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saapuneet (yksityishenkilöiden, yhteisöjen tai viranomaisten lähettämät)ja lähteneet asiakirjat.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Toimielinten julkiset esitykset ja päätökset julkaistaan kaupungin internet-sivuilla esityslistan tai pöytäkirjan valmistumisen jälkeen.

Järjestelmästä ei luovuteta tietoja suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena. Tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten annetaan käytettäväksi arkistotulosteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ks. kohta "Tietojen säännölliset luovutukset".

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Arkistotulosteet asiakorteista tulostaa ja säilyttää tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kaupunginarkisto. Kukin palvelualue tulostaa ja arkistoi pöytäkirjat oman tiedonohjaussuunnitelmansa mukaisesti. Salassa pidettävät asiakirjat säilytetään omina sarjoinaan.

Sähköisesti talletetut tiedot hävitetään järjestelmästä säännöllisesti säilytysajan umpeuduttua. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö- ja selausoikeus on määritelty järjestelmän käyttöoikeuksissa. Käyttöoikeudet määrittelee kukin esimies omien alaistensa osalta. Tietoliikenne- ja käyttöpalvelusta vastaa Istekki Oy.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan varaamalla rekisteröidylle tilaisuus tutustua paikan päällä häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan myös kirjallisesti.

Henkilötietojen virheettömyys tarkastetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Järjestelmän käyttäjä huolehtii viran puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisestä välittömästi.

Rekisteröity voi esittää korjauspyynnön rekisterinpitäjälle.